一、档案的重要性

毕业生档案是证明毕业生身份和经历的最重要和最原始的个人历史资料，具有不可复制性，档案里主要有学生各个时期的学籍卡（表），成绩单，各方面的评语，获奖证明及党团关系等资料，是将来学习深造、工作晋级、创业谋生和结婚成家等各种情况都需要的重要文档证明。

二、档案在校的保留期限

自2009年起，毕业生的档案在毕业离校后半年内转出，不再存留学校。

三、档案的转出

（一）以机要形式转出（档案转递的主要方式，特点是较慢）

原则上，学校根据毕业生的就业协议书、考研调档函、二次分配部门，通过北京市机要局以机要方式将其档案转递到相应的单位。

1、已签订“就业协议书”

（1）转就业单位——如果毕业生的就业单位具有人事管理权（如国家机关、事业单位、国有企业等），那么毕业生的档案就转递到该单位的人事档案部门（毕业生在填写“就业协议书”的档案转寄单位时，填写该单位人事部门的名称和地址）。

（2）转人才服务中心——如果毕业生的就业单位没有人事管理权（如民营企业、外资企业等），那么毕业生的档案就转递到该单位所委托的人才服务中心（毕业生在填写“就业协议书”的档案转寄单位时，填写单位所委托的人才服务中心的名称和地址；如果民营企业、外资企业没有委托，学生可以自己联系相应的人才服务中心）。

2、考取研究生

根据考研调档函，将其档案转递到就读学校。

3、二次分配（毕业后未落实去向的）

（1）北京生源——在当年9月份仍未签“就业协议书”的毕业生，将其档案统一转至户口所在地的人才服务中心。

（2）外地生源——在当年毕业离校前未签“就业协议书”的毕业生，将其档案转递到生源地二次分配部门。

（二）以自带形式转出（特点是快捷，能满足特殊要求）

选择自带档案到单位报到的毕业生，可以事先在“就业协议书”上“档案转寄单位名称”栏的空白处写上“本人自带”的字样，然后到已签三方协议的单位开具一份调档函即同意档案自带函（格式见附件），并加盖单位公章，待学生档案材料归档、审核等完毕后，在当年七月中下旬大学生服务中心学生档案室电话通知学生快速办理。

四、档案的查询

毕业离校前已有明确去向的毕业生，可在8月1日后登录学校就业服务网查询自己档案的转出情况。另外在毕业离校半年之内，务必去存档单位确认自己的档案。

五、填写“三方协议”的注意事项

（一）毕业生毕业后一般都要签定“三方协议”即“就业协议书”，其全称是《北京地区普通高校毕业生就业协议书》，它是由北京市教育委员会统一印制的。根据国家规定，在达成就业意向后，毕业生、用人单位、学校三方需签订“就业协议书”，经毕业生、用人单位、学校三方签字盖章后生效。

（二）“就业协议书”中“档案转寄单位名称和地址”的填写务必清晰、详细、准确。档案转寄单位名称必须写全称，不能写简称。档案转寄地址必须按“______省（自治区、直辖市）__________ 市（地区）_______________县（区）__________大街（路）________号”格式清晰填写。

（三） “就业协议书”共需加盖四个公章，其中，“用人单位意见”栏的右边有两个公章，第一个是用人单位必须加盖的，第二个公章是存档单位必须加盖的（国企是人事部门公章；民营企业、外资企业是所委托的人才服务中心公章；如果民营企业、外资企业没有委托，则是学生自己联系的人才服务中心公章），第二个公章是转递毕业生档案的重要依据，公章加盖必须准确、清晰。否则，就会造成档案转递错误，甚至丢失，给毕业生带来严重影响（凡学生本人写错存档单位或盖错存档单位公章的，自行承担后果）。

                                                                                                2012年12月6日